Forberedelsene til nytt EPJ-system er i gang

Et moderne, brukervennlig og KI-støttet arbeidsverktøy skal etter hvert bli en del av arbeidshverdagen til mange ansatte i pleie- og omsorgstjenesten. Med Aidn fases dagens journalsystem ut og erstattes av løsninger som legger til rette for mindre administrasjon, bedre samhandling og mer effektive arbeidsprosesser på tvers av helsetjenestene.

Skien er tidlig ute med forberedelser

Skien kommune er blant de første som tar i bruk det nye EPJ-systemet. Selve innføringen vil foregå i perioden juni til november 2026, og kommunen er allerede godt i gang med forberedelser for å sikre en trygg og smidig overgang fra gammelt til nytt system. Malèn Kongstvedt sier det slik:

«Vi har sett hvordan Vestvågøy kommune i Lofoten tok spranget og landet trygt. De rapporterer om forenklede arbeidsprosesser for ansatte og bedre styringsverktøy for ledere. Nå er det vår tur.»

Hva innebærer forberedelsene for de ansatte?

Å ta i bruk et nytt journalsystem vil naturlig nok kreve både tid og innsats. I tiden fremover vil særlig følgende områder være sentrale i forberedelsesarbeidet:

Opplæring og migrering

Det må settes av tid til opplæring og migrering av data. Kommunene planlegger egne opplæringsteam og superbrukere ved hver enhet, slik at ansatte får god støtte i overgangen til nytt system.

Endringsledelse (ADKAR)

For å lykkes med endring i arbeidshverdagen er det viktig å skape både forståelse (Awareness) og motivasjon (Desire) blant ansatte. Fokuset fremover bør ligge på å gi kunnskap om hvorfor endringen skjer, og hvilke gevinster den gir i arbeidshverdagen.

Klargjøring av data

I forkant av innføringen anbefales det å gjennomgå eksisterende data i dagens system. Dette gir et bedre utgangspunkt for overgangen til et nytt EPJ-system og kan blant annet bestå av:

• Gjennomgang av brukerprofiler
• Kvalitetssikring av tilgangsstyring
• Opprydding i utdaterte bakgrunnsregistre

Hva kan vi starte med allerede nå?

Selv om det er god tid til selve innføringen, er det allerede nå mulig å starte med noen enkle forberedende aktiviteter. Eksempler på dette er:

Rydding	Kvalitetssikre organisasjonsstruktur og slette tjenester eller avdelinger som ikke lenger er i bruk.
Superbrukere	Ledere bør identifisere aktuelle superbrukere, gjerne ansatte med engasjement og digital nysgjerrighet.
Kommunikasjon	Informer om Aidn i personalmøter og benytt tilgjengelig informasjonsmateriell som deles ut til enhetene.