Innføring av Aidn: Forberedelser til migrering og aktivitet i kommunene
Arbeidet med innføring av AIDN er nå godt i gang, både regionalt og lokalt i kommunene. Den 19. juni samlet vi pulje 1 til temamøte i arkiv, migrering og rydding. I denne fasen jobbes det særlig med forberedelser til migrering av data, samtidig som det gjennomføres møter og aktiviteter ute i kommunene.
Ved overgang til nytt journalsystem må data fra dagens EPJ overføres til AIDN. AIDN vil være en felles plattform for helsedata i Telemark og Vestfold, men det er fortsatt kommunene som er dataeier og har ansvar for innholdet i systemet, samt pasientsikkerheten.
Det betyr at kommunene har en viktig rolle i arbeidet med datakvalitet. Selve migreringen gjennomføres i samarbeid med AIDN og består blant annet av kvalitetsoppfølging av eksisterende data og validering av at informasjonen er korrekt og klar for overføring.
Forberedelser før migrering
Før migrering kan starte skal kommunene gjennomgå sine data i dagens EPJ-systemer. Hensikten med dette arbeidet er å sikre en mest mulig smidig overgang, redusere risiko for feil og unngå unødvendige forsinkelser.
Det vil ikke være nødvendig å skulle rydde alt før innføring, men det anbefales å starte arbeidet tidlig.
Hva innebærer rydding av data?
Rydding før migrering handler i stor grad om å deaktivere eller fjerne data som ikke lenger er gyldige.
Eksempler på dette kan være:
- Pasienter som ikke lenger mottar tjenester
- Ugyldige fødselsnummer eller mangelfull informasjon
- Saker knyttet til avsluttede tjenester
- Nedlagte avdelinger eller organisasjonsenheter
- Detaljerte retningslinjer for dette arbeidet er delt internt med kommunene.
I tillegg skal kommunene avklare hvordan organisasjons- og tjenestestrukturen skal se ut i Aidn. Dette er nødvendig for at Aidn skal vite hvor data skal kunne plasseres i systemet. Aidn vil bistå i denne prosessen ved behov.
Testuttrekk fra Sandefjord kommune
I forbindelse med samlingen gjennomførte Sandefjord kommune et testuttrekk av data fra egne systemer for å illustrere behovet for rydding i EPJ-systemene.
De observerte tomme og utgåtte dokumenter, samt behandlede saksframlegg som fortsatt var registrert og liggende i systemet. Med disse resultatene viser dette et betydelig potensial for forbedring av datakvalitet og viktigheten av gode rutiner rundt arkivering.
Erfaringer fra tidligere arbeid
Aidn har gjennom tidligere innføringer erfart noen typiske utfordringer. Oppmerksomhet rundt disse forholdene kan derfor være gull verdt for å forenkle migreringsarbeidet:
| Utfordringer: | Duplisert registrering av aktive tjenester |
| Tomme eller mangelfulle felter | Ufullstendige telefonnummer |
| Ugyldige fødselsnummer | Referanser til dokumenter som ikke finnes |
| Manglende koblinger mellom tjenester og saker | Dokumenter som ikke er koblet til en sak |
Aktivitet i kommunene
Parallelt med forberedelsene til migrering pågår det også aktivitet i kommunene. Blant annet har Larvik kommune jobbet med organisasjonsoppsett og fått tilgang til egen kommune i Aidn. Samtidig har 20 deltakere fra Vest-Telemark, Drangedal og Midt-Telemark hatt fellesmøte for å arbeide og diskutere migrering og arkivering ved innføring av Aidn.
Følg oss på sosiale medier for å få med deg aktivitetene i kommunene!
