Nå starter forberedelsene til Aidn for pulje 2
24. september inviterte DigiTV kommunene i pulje 2 til oppstartsmøte i Seljord. Gjennom erfaringer fra pulje 1, råd fra Aidn og innblikk i de kommende aktivitetene fikk kommunene et tydelig bilde av hva som venter i tiden fremover.
Fellesanskaffelsen av nytt EPJ-system har nådd en ny milepæl. Mens kommunene i pulje 1 nå har fullt fokus på opplæring og de siste forberedelsene før innføringen, er det pulje 2 sin tur til å starte planleggings- og forberedelsesarbeidet.
Samlingen i Seljord hadde et gjennomgående budskap: Start tidlig. Prosjektorganisering, ressursplanlegging og endringsarbeid bør komme på plass så tidlig som mulig. Det ble også løftet frem betydningen av å skape engasjement og motivasjon hos ansatte allerede nå.
Mer støtte enn tidligere
Å dele prosjektet inn i puljer har gjort det mulig for de resterende puljene å lære av tidligere erfaringer. Pulje 1 har gjort mye av grovarbeidet, og erfaringene, verktøyene og ressursene som er utviklet kan nå deles og gjenbrukes av kommunene som følger etter.
Marit Dale Petersen fra DigiTV viste nettopp dette med sin erfaringsdeling fra pulje 1. Hun trakk spesielt frem tidlig planlegging og god organisering som viktige suksessfaktorer.
Kommunene fikk også innblikk i aktivitetene som inngår i en innføring av et nytt EPJ-system. Blant temaene som ble berørt var håndtering og lagring av dokumentasjon ved overgang til nytt journalsystem.
Hva venter kommunene?
Aidn deltok også under samlingen. De presenterte hva kommunene i pulje 2 kan forvente i tiden fremover. Aidn presenterte en tentativ prosjektplan for innføringen, og løftet frem betydningen av planlegging, rydding av data og god informasjon til ansatte.
Til forskjell fra pulje 1, har Aidn utviklet et nytt ressursbibliotek som vil være tilgjengelig for prosjektgruppene. Dette inkluderer blant annet veiledere, sjekklister, maler og forankringsvideoer. Aidn og DigiTV vil også kunne bistå kommunene med rådgivning innen endringsarbeid, gevinstrealisering, ROS-analyser og kvalitetsarbeid.
Det som tar tid
Et viktig tema som ble belyst er at aktiviteter ofte krever mer tid enn forventet. Det er derfor viktig å sette av tilstrekkelig ressurser til de ulike fasene i prosjektet. Dette gjelder spesielt manuell migrering, rydding av data og opplæring. Kommunene ble derfor oppfordret til å sette av nøkkelressurser både før og etter Go-live.
Veien videre
Med erfaringene fra pulje 1 i ryggen står kommunene i pulje 2 bedre rustet til arbeidet som ligger foran dem. Nå er forberedelsene i Vinje, Kviteseid, Seljord, Tokke, Nissedal, Fyresdal, Midt-Telemark, Nome og Drangedal for alvor i gang.