Fra erfaring til handling - DigiTV samlet til fagdag i Larvik
15. juni inviterte DigiTV e-helse til fagdag i Larvik. Dagen ble fylt av prosjektoppdateringer, gode diskusjoner og faglig påfyll, med hovedfokus på fellesanskaffelsen av det nye EPJ-systemet Aidn.
Selv om store deler av fagdagen var dedikert til Aidn, startet dagen med en statusoppdatering fra andre pågående prosjekter i DigiTV. Deltakerne fikk blant annet innsikt i arbeidet med Pasientens legemiddelliste (PLL) og digital hjemmeoppfølging i både Telemark og Vestfold. Oppdateringene ga et godt bilde av fremdrift, utfordringer og hvordan prosjektene henger sammen.
Erfaringer fra Larvik kommune - "Slett meg"
En av dagens mest engasjerende økter kom fra Larvik kommune, som delte erfaring fra eget endringsarbeid. Med humor løftet de frem konkrete eksempler fra en felles chat de hadde laget for alle ansatte i forbindelse med innføring av Aidn. Her ble uttrykk som "slett meg" eller "dette angår ikke meg" et tydelig symbol på en kjent utfordring med at ansatte ikke nødvendigvis leser all informasjonen de får. Kommentaren utløste latter i salen, men satte også fingeren på en kjerneutfordring i endringsarbeid.
Larvik fortalte også om arbeidet med fokusuker for å skape retning og tydelighet. Samtidig ble det løftet en bekymring knyttet til belastningen i hjemmetjenesten, særlig knyttet til manuell migrering, ofte omtalt som "punching", i overgangsfasen. Som svar på dette har kommunen gått inn med en holdning om at arbeidet skal gjøres sammen, med andre ord: "vi er ikke ferdige før alle er ferdige".
Samarbeid som forutsetning for å lykkes
Kjetil Løyning fra KS løftet frem betydningen av Digi-nettverkene, og hvordan samarbeid på tvers er avgjørende i både innføring og utprøving av nye løsninger. Han understreket at nettverksamarbeid gir verdi når alle bidrar aktivt, og fremhevet at forankring og fortøyning er helt avgjørende for å lykkes. Avslutningsvis presenterte han startpakker med maler og verktøy som KS kan bidra med i prosjektene.
Målinger som gir innsikt
De siste ukene har kommunene gjennomført første SUS-måling (les mer her), og Marit fra DigiTV presenterte resultatene fra disse.
Foreløpig pågår det en mer omfattende nullpunktsmåling om tid og rutiner, med frist 19. juni. Så langt viser resultatene fra denne målingen en høy vilje til å gi tilbakemeldinger og mye verdifull fritekst. Samtidig er det et behov for flere respondenter med saksbehandlerrolle.
Aidn tar over showet
Resten av dagen ble ledet av Aidn. De introduserte konkrete tilnærminger til endringsarbeid, kommunikasjon og gevinstrealisering. Gjennom veiledere, demonstrasjoner og diskusjoner fikk deltakerne både faglig påfyll og mulighet til å reflektere sammen.
Aidn delte også erfaringer med motstand som kan dukke opp i enkelte avdelinger. Som en løsning ble det gjennomført tettere oppfølging, ekstra opplæring og egne spørretimer der det var behov.
En sentral del av økten var demonstrasjon av selve EPJ-systemet. Her fikk deltakerne innsikt i funksjoner som pleieplan, oversikt over dagens oppgaver og datainnhenting fra Folkeregistret. Løsningen har et responsivt design og benytter kunstig intelligens, særlig til transkribering fra tale til tekst og som støtte i dokumentasjonsarbeid.
Gevinster kommer ikke av seg selv
Gevinstarbeid var et gjennomgående tema gjennom dagen. Aidn viste hvordan strukturert arbeid og riktige målinger er avgjørende for å hente ut gevinster. Blant metodene som ble presentert var dagbokstudier, hvor ansatte dokumenterer egne erfaringer i arbeidshverdagen. En slik studie er allerede i gang i andre kommuner.
Andre viktige anbefalinger:
- Start målinger tidlig og gjerne før onboarding
- Gjennomfør kun SUS-målingen etter 3 måneder med Aidn i drift for å redusere informasjonsbelastningen i overgangsfasen
- Go-live markerer starten på gevinstarbeidet, ikke slutten
Færre indikatorer gir bedre fokus
Avslutningsvis arbeidet deltakerne med å identifisere relevante indikatorer, eksempelvis knyttet til ruteplanlegging, dokumentasjon og egenandelsberegning. Erfaringer fra tidligere innføringer av Aidn viser at det er viktig å begrense antallet indikatorer. For mange indikatorer kan føre til unødvendig kompleksitet og økt etterarbeid. Det anbefales derfor å holde seg til 5-6 indikatorer, og heller jobbe målrettet med disse. Mindre kommuner kan ha særlig behov for færre indikatorer som er mer tilpasset egen kapasitet.
Aidn understreket også viktigheten av samarbeid mellom puljene. Erfaringer fra pulje 1 kan gi verdifull læring for de resterende puljene, både i valg av indikatorer og i praktisk gjennomføring.
Veien videre
Fagdagen i Larvik tydeliggjorde at vellykket innføring handler om mennesker, samhandling og systematisk arbeid over tid. Med god forankring, målrettet kommunikasjon, tidlig gevinstarbeid og deling av erfaringer, kan vi skape en bedre løsning for alle.
Lyst på et nærmere innblikk?
Sjekk ut våre sosiale medier for en kort stemningsrapport fra samlingen